Jednostek certyfikacyjnych czynnie działających jest w naszym kraju kilkadziesiąt . Jestem związana przynajmniej z jedną z nichj. Moja historia związana z jakością zaczyna się od roku 1994, jest to dziesięć lat pracy w oparciu o systemy jakości.
Jako auditor wiodacy pracuję ok. 3 lat. Z obserwacji moich i moich kolegów wynika że najwięcej błędów w trakcie certyfikacji jest związanych z zapisami. Tzn: brak jest utrzymywania zapisów, brak jest archiwizacji tych zapisów, tych istotnych zapisów i to są najczęstsze błędy. One stanowią w granicach 45% niezgodności na certfikacjach. Nie zawsze powoduje to wstrzymanie certyfikatów, Dlaczego tak jest? Ponieważ wymagania normy sprowadzają się w bardzo ogólnikowym założeniu do stwierdzenia istnienia systemu a nie wyszukiwania błędów. Jeśli zaqobsrwujemy że system funkcjonuje i jest duża wola poprawy systemu, wówczas oczekujemy podjęcia działań korygujących i musimy wstrzymywać przyznania certyfikiatu.Natomist jeśli stwierdzimy w trakcie ewidentne niespełnienie wymagań wówczas wstrzymujemy przyznanie certyfikatu aż do ponownego pozytywnego auditu. Jednak to są wyjątki. Prezentowany przed chwilą program OCHRONA, spełnia w zakresie wymagań dokumentacyjnych i zapisów wymagania normy międzynarodowej ISO 9001:2000 Proces jest udokumetowany zapisami, zapisy są odpowiednio archiwizowane. Rejestry są w sposób własciwy aktualizowane.
Krótka historia normy Międzynarodowej ISO 9001:2000.
Ostatnia aktualizacja w 2000 r (w Polsce w 2001r).
Poprzednia w 1994 (w Posce 1996) Jest to tzw. stara norma - miała szereg norm związanych i mówiła, iż należy przygotować 20 procedur. „Nie pasowała” do większości działalności usługowych, natomiast była dobra dla przemysłu, dla dystrybucji. Jej ważność skończyła się 15 grudnia 2003 r. Do tego czasu, jeśli ktoś miał certyfikat zgodny z tą normą, był on ważny. Większość firm, (ok. 70% z tych które certyfikowało się na normę z 1994/96) podjęło wyzwanie i certyfikowało się na zgodność z (nową) normą ISO 9001:2000 (2001).
Zadaniem komitetu międzynarodowej jest praca nad aktualizacją normy – komitet ma obowiązek przeglądać co do jej przydatności izgodności z innymi co 4-5 lat . Stąd aktualizacja w 2000r. (tłumaczenie i przyjęcie tej normy międzynarodowej w 2000 r. skutkowało przyjęciem normy w Polsce w 2001 r.- pełne brzmienie to PN EN ISO 9001 2001). Norma ta obowiązuje do dnia dzisiejszego. Prawie równolegle powstała norma związana ISO 9000;2000 - terminologia i definicje, (podane są podstawowe definicje i okreslenia) Inną normą związaną jest norma ISO 9004:2000 (wytyczne do doskonalenia) . Norma ta mówi o działaniach doskonalących – czyli co powinniśmy zrobić, żeby po uzyskaniu certyfikatu firma nie przeszła „w stan spoczynku” i zapomniała po co wprowadziła system.
Norma ISO 9001:2000 zawiera wymagania w 8 –miu puktach, przy czym pierwsze trzy mówią o zakresie normy, przedstawiają podstwowe definicji (klient, organizacja, dostawca), oraz przywołują normy związane
Kolejny punkt 4(bardzo ważny!) - mówi o systemie i wymaganiach dla systemu, wprowadza podejście procesowe (jednym z procesów może być np. proces decyzji, proces ochrony onformacji itp.), w uujęciu macierzowym, czyli z przedstawieniem powiązań między procesami.
Punkt 5 - odpowiedzialność. Bardzo duży nacisk na rolę przywódczą kadry zarządzającej. Jeżeli nie ma zaangażowania najwyższego kierownictwa trudno mówić o zaangażowaniu pozostałych pracowników (Podstawą do wprowadzenia normy było osiem zasad. Jedną z nich jest zasada II przywództwa, która się przekłada na punkt 5 normy). W tym punkcie mówi się bardzo dużo o zarządzaniu poprzez cele. Mają to być cele mierzalne, czyli muszą być przyporządkowane osobie, terminowi, środkom oraz muszą być w sposób ciągły monitorowane.
Punkt 6 odnosi się do zasobów (kadry, majatku ruchomego, nieruchomości, majątku trwałego). Wymagania dotyczą wyspecyfikowania kwalifikacji, doświadczenia i umiejętności kadry szczególnie na stanowiskach strategicznych dla formy.
Nowum, które jest dość istotne dla tej normy to określeniem skuteczności szkoleń.
Punkt 7 mówi o realizacji usługi/wyrobu. Usługa i wyrób są traktowane tożsamo.
Punkt 8 - pomiary i doskonalenia. Jest to punkt, który powoduje w praktyce najwięcej trudności. Monitorowanie, pomiary są sprawą trudną do zrealizowania przez wiele organizacji. Organizacje prowadzą bardzo często monitoring, dokonują pomiarów usługi/wyrobu i/lub procesów, jednak mają, często nieuzasadnione obawy, przed ich zapisem.
Doskonalenie – czyli co mamy robić aby organizacja się poprawiła. Norma wskazuje tu że podejmowanie decyzji powinno odsbywać się w oparciu o fakty, a tymi mogą być np. analizy.
Prezentowany program dotyczy fragmentu wewnętrznej organizacji a sposób prezentacji zapisów, rejestracji oraz archiwizacji odpowiada wymaganiom prezentowanej w zarysach normy międzynarodowej ISO 9001:2000.
Nadrzędnym obowiązkiem organizacji wdrażajacej SZJ w oparciu o wymagania normy jest spełnienie wymagań prawnych obowiązujacych w danej organizacji. Auditorzy poszukują zapisów że wymagania prawne są znane a komunikacji w tym zakresie zapewnia o znajomości aktualnych wymagań przez personel firmy (każdy w swoim zakresie).
Jakie mogą być dalsze kroki po wdrożeniu i certyfikacji SZJ wg ISO 9001:2000?
Dalsze kroki to:
- Wdrożenie i certyfikacja Systemu Zarządzania Środowiskiem w oparciu o wymagania ISO 14001,
- Wdrożenie i certyfikacja Systemu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w oparciu o wymagania ISO 18001
- Wdrożenia Zarządzanie Bezpieczeństwem Informacji
- ....................................................................,
- ....................................................................
T Q M
Wdrażanie kolejnych systemów powinno odbywać się w sposób zintegrowany a celem powinno być wdrażanie filozofii TQM.
Wszystkie te czynności można wdrażać tylko przy założeniu, że istnieje łączne zaangażowanie najwyższego kierownictwa i załogi. Nie można zapominać że organizacje tworzą ludzie i to oni są tym najwyższym dobrem.
Przedstawiła Ewa Działdowska Auditor wiodący (A17061 Certified by IRCA)
e-mail: torpar@poczta.onet.pl
